Zelfsturing laten werken is niet eenvoudig. Om dit te doen moeten we een fundamenteel probleem in samenwerking oplossen. Elinor Ostrom vond de oplossing en ontving hier de Nobelprijs voor. In dit artikel: wat vond zij, waarom is het belangrijk en wat moeten we er mee.
In 2009 Elinor ontving Ostrom de Nobelprijs in de economie, waarbij speciale aandacht was voor haar onderzoek naar bestuur van common pool resources (CPR’s). Een CPR is een gemeenschappelijk goed, zoals een waterreservoir of een school. Een fundamenteel probleem in het beheer van een CPR is dat elke deelnemer naast het gezamenlijk belang, altijd ook eigen belangen heeft. Er komt altijd een moment waarop een deelnemer het eigen belang voorrang geeft boven dat gezamenlijke. Dit is het freerider probleem. Wanneer een iemand dit doet, ontstaat er voor de andere deelnemers een belang dit ook te doen, anders heb je immers het nakijken. Het gevolg is de desintegratie van de samenwerking. Dit zagen we bijvoorbeeld tijdens de eerste lockdown, toen mensen gingen hamsteren. Als je niet meedoet is er niks meer voor jou en dit besef triggert een neerwaartse spiraal van zelfdienend gedrag.
Het CPR probleem (ook wel the tragedy of the commons) wordt traditioneel opgelost met hiërarchische controle. Er is iemand of een instantie die toezicht houdt en sancties kan opleggen bij misbruik. In een organisatie zijn er bijvoorbeeld leidinggevenden die in de gaten houden of iedereen zich wel blijft inzetten voor de goede zaak. Het proces kan ook geautomatiseerd worden door medewerkers allerhande (uren)registraties te laten bijhouden. Zonder dergelijke controlemechanismen zal vroeg of laat de samenwerking desintegreren.
In een wereld die steeds complexer en dynamischer wordt, wordt hiërarchische controle steeds problematischer
Wat het werk van Ostrom belangrijk maakt is dat zij heeft aangetoond dat er een alternatieve vorm van besturing mogelijk is. Dit is belangrijk omdat hiërarchische controle steeds minder wenselijk wordt in organisaties. Het belast de organisatie met allerhande controlemechanismen, die op hun beurt weer een negatieve invloed hebben op de flexibiliteit en gevoelens van eigenaarschap van medewerkers. In een wereld die steeds complexer en dynamischer wordt, wordt hiërarchische controle steeds problematischer. Ostrom liet met haar onderzoek zien dat wanneer aan een aantal specifieke ontwerpprincipes wordt voldaan, organisaties duurzaam kunnen functioneren zonder hiërarchische controle. Ostrom had de sleutel tot zelfsturing ontdekt.
De acht ontwerpprincipes
Op basis van haar onderzoek identificeerde Ostrom acht ontwerpprincipes waar succesvolle zelfsturende organisaties aan voldoen. Deze principes komen uit de praktijk, maar bleken in hoge mate overeen te komen met wat je vanuit een evolutionair biologisch/psychologisch perspectief zou voorspellen. In 2013 publiceerde Ostrom dan ook samen met de evolutionair bioloog David S. Wilson een wetenschappelijk artikel dat dieper ingaat op onderliggende evolutionaire logica van de ontwerpprincipes (1). Deze overeenstemming tussen praktische bevindingen en theoretische voorspelling is een redelijke indicatie dat Ostrom de vinger op een wezenlijk punt gelegd heeft. De ontwerpprincipes zijn:
1. Heldere begrenzing. De grenzen van de groep en van de CPR zijn helder gedefinieerd. Hierdoor is er een heldere groepsidentiteit en duidelijk gezamenlijk belang.
2. Proportionaliteit van kosten en baten. Bijdragen moeten op een eerlijke manier worden beloont, hogere beloningen en status moeten worden verdient.
3. Gezamenlijke besluitvormingsmechanismen. Groepen moeten in staat zijn om (tot op zekere hoogte) hun eigen regels te maken en besluiten te nemen.
4. Monitoring: Processen, inspanningen en beloningen moeten transparant zijn.
5. Graduele sancties: Wanneer aanspreken niet het gewenste effect heeft, moet er de mogelijkheid zijn op te schalen naar zwaarder sancties.
6. Conflict resolutie mechanismen: conflicten binnen de groep moeten snel en effectief opgelost worden en op een wijze die door groepsleden als rechtvaardig wordt ervaren.
7. Erkenning van rechten zelforganisatie: uitdagingen verschillen per context en groepen moeten de ruimte hebben (binnen kaders) hun eigen organisatievorm te bepalen.
8. Voor groepen die onderdeel zijn van een groter geheel, is er sprake van adequate coördinatie tussen groepen.
Met deze acht ontwerp principes kunnen organisaties aan de gang om duurzame zelfsturing te realiseren! Of niet? In de praktijk blijkt dit niet eenvoudig. Er zijn twee uitdagingen waar we tegenaan lopen. De eerste is dat de ontwerpprincipes een hoog abstractieniveau hebben. De principes praktisch toepassen vergt intensief maatwerk en sociale innovatie. De tweede is dat de implementatie vrijwel altijd tegen weerstand aan zal lopen. Deze weerstand is vaak niet direct zichtbaar, maar kan het proces eenvoudig laten ontsporen. Laten we beginnen met deze laatste uitdaging.
Zonder sanctiemiddelen is een toezichthouder gewoon een toeschouwer
Weerstand tegen zelfsturing
Hiërarchische controle is afhankelijk van macht. Zonder sanctiemiddelen is een toezichthouder gewoon een toeschouwer. Die verschillen in macht gaan in de regel ook gepaard met verschillen in status en inkomen. Wie wil dit alles opgeven of in gevaar brengen? Dit doen gaat direct in tegen onze diepste menselijke belangen. De mensen die de hiërarchie bevolken zijn dan ook vaak sterk gemotiveerd hun positie te beschermen of verbeteren. Het implementeren van de ontwerpprincipes in een organisatie betekent altijd het afbreken van die hiërarchische verschillen in macht en status. In de praktijk zie ik de meeste weerstand tegen zelfsturing dan ook bij managers en leidinggevenden. Dit is overigens niet altijd zichtbare weerstand. Vaak wordt de verandering in woorden gesteund terwijl het in concreet gedrag wordt tegengewerkt (soms zelfs zonder dat de leidinggevenden in kwestie het zelf door hebben).
Simpelweg hiërarchie opheffen is geen realistische optie voor organisaties
Er is echter ook een meer rationele reden voor weerstand vanuit de hiërarchie. Wanneer er geen goed werkend alternatief is voor de hiërarchische controle (zoals een effectieve implementatie van ontwerpprincipes), is het niet heel logisch om hiërarchische controle los te laten. De samenwerking kan dan eenvoudig desintegreren. Dit heb ik in de praktijk vaak gezien in organisaties die zelfsturing dachten te realiseren door gewoon de hiërarchie op te heffen. Net als in de CPR projecten van Ostrom kan dit soms goed uitpakken. De meerderheid van organisaties in haar onderzoek kwam echter niet op een goed werkende oplossing. Simpelweg hiërarchie opheffen is daarom geen realistische optie voor organisaties.
De weerstand tegen zelfsturing maakt dat we de ontwerpprincipes nooit in een keer kunnen doorvoeren. Succes vergt een stap voor stap proces waarin de noodzakelijke methoden en mechanismen voor stabiele samenwerking moeten worden ontwikkeld. De hiërarchie zal ook stap voor stap moeten meegenomen worden in het proces. Dit is een meer evolutionaire benadering van verandering (zie dit artikel voor meer).
Elke groep heeft unieke eigen uitdagingen en zal tot een ander soort oplossingen komt
Abstracte principes naar de praktijk brengen
Een belangrijk inzicht van Ostrom is dat oplossingen altijd lokaal zijn. Elke groep heeft unieke eigen uitdagingen en zal tot een ander soort oplossingen komt. Monitoring kan in de ene context betekenen dat er een open boekhouding is, terwijl het in een andere context betekent dat er inzicht is in wie waar aan het werk is. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er toch een zekere mate van registratie is. Je moet dan goed nadenken over wat je hoe gaat registreren. Die vraag kun je echter alleen goed beantwoorden als je begrijpt wat exact de functie is van die registratie. Met andere woorden, je moet de onderliggende logica van de ontwerpprincipes begrijpen.
De essentie van de ontwerpprincipes is dat deze een oplossing bieden voor het freerider probleem. Deze problematiek (en hoe mensen oplossingen vinden) speelt ook een centrale rol in de evolutionaire psychologie. Onderzoek wijst uit dat mensen een groot aantal ingebouwde en automatische overwegingen, emoties en intuïties hebben rond dit probleem. De inzichten uit de evolutionaire psychologie helpen je zo de onderliggende logica van de ontwerpprincipes te begrijpen en meer praktisch na te denken over de vertaling naar de praktijk. Dit, in combinatie met een evolutionaire benadering van veranderen, is de weg naar succesvolle zelfsturing.
1- Wilson, D. S., Ostrom, E., & Cox, M. E. (2013). Generalizing the core design principles for the efficacy of groups. Journal of Economic Behavior & Organization, 90, S21-S32.